Biete deinem Team mehr Flexibilität bei der Abstimmung: Erstelle PDF-Dokumente.
Kreativmaterial gibt es in vielen verschiedenen Formaten: zum Beispiel als Bilder, Publikationen, Videos oder Webcontent. All diese Inhalte müssen von Kunden mit unterschiedlichen IT-Kenntnissen und Geräten überprüft und genehmigt werden. PDF ist ein universelles Format, das alle Beteiligten nutzen können. Designer und Kunden, Projekt-Manager und Team-Mitglieder, Behörden und Bürger: Die Werkzeuge zum Bearbeiten und Kommentieren von PDF-Dateien ermöglichen allen das Zusammenarbeiten und Kommunizieren.
Ling ist freiberufliche Designerin und arbeitet an einem Projekt für eine Anwaltskanzlei. Sie gestaltet gerade Bildmaterial für Social Media, das im Rahmen einer neuen Marketing-Kampagne veröffentlicht werden soll.
Als Kreativprofi arbeitet sie mit verschiedenen Grafik- und Textverarbeitungsprogrammen. Normalerweise sendet Ling zahlreiche E-Mails mit Anhängen an alle Partner der Anwaltskanzlei, um die Entwürfe genehmigen zu lassen. Je nachdem, mit welchen Programmen sie das Design erstellt hat, handelt es sich bei den Anhängen um JPEG-Dateien, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellenblätter oder PDF-Dokumente. Ling verwaltet das Feedback der jeweiligen Partner zu jedem Dokument separat. Dafür druckt sie die einzelnen E-Mail-Antworten aus und arbeitet die Änderungsanforderungen nach und nach ab. Im Laufe des Projekts kommt es immer wieder vor, dass ein Kommentar eines Partners fehlt. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern hat auch zur Folge, dass noch mehr E-Mails hin- und her geschickt werden müssen und das Projekt möglicherweise in Verzug gerät.
Ling wechselt für alle Dateien zum PDF-Format und wickelt den Genehmigungsprozess über Document Cloud ab. Die Abstimmung läuft nun ganz anders ab.
Ling verwendet für Bilder und Grafiken in Photoshop die Funktion zum Exportieren als PDF und für ihre Budgetdokumente in Microsoft PowerPoint und Excel die Funktion Als Adobe PDF speichern. Anstatt E-Mails mit einzelnen Anhängen zu versenden, kombiniert sie alle Dateien zu einer übersichtlichen PDF-Präsentation. Diese lädt sie dann in Document Cloud hoch, um Feedback und Genehmigungen einzuholen. Sie sendet allen Partnern den gleichen Link. Jeder Partner kann das PDF-Dokument mit seinen Kommentaren versehen. Ling sieht alle Kommentare an zentraler Stelle, farblich gekennzeichnet nach Namen. Ling aktualisiert ihre Dateien und markiert jeden Kommentar als erledigt, während sie die Liste durchgeht. Wenn sie fertig ist, lädt sie ein neues PDF-Dokument zur finalen Genehmigung hoch, das jeder Partner abzeichnen kann. Die Kampagne kann pünktlich gestartet werden, Ling macht einen professionellen Eindruck, und der Kunde ist zufrieden.
Ling wird darum gebeten, für eine Verwaltungsmitarbeiterin der Anwaltskanzlei den Text ihrer Social-Media-Posts bereitzustellen. Sie benötigt ein editierbares Textdokument, auf dessen Basis sie eine Marketing-E-Mail verfassen kann. Diese soll zum Start der Social-Media-Kampagne versendet werden. Ling exportiert das PDF-Dokument in ein Microsoft Word-Dokument. Textfluss und Layout bleiben dabei erhalten.
Acrobat beschleunigt das Erstellen von Inhalten auf jedem Betriebssystem. Anwender können Dateien erstellen, zusammenfügen oder exportieren, mehrere Dateien kombinieren, Dokumente aufteilen, Bilder austauschen und Änderungen durchführen. Damit ist Acrobat die perfekte Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.