Graças ao Adobe Acrobat Sign, contratos de empréstimo hipotecário digitais reduzem drasticamente o tempo necessário para celebrar um contrato.

O Sony Bank Incorporated, fundado em 2001, é um banco exclusivamente digital que está ativo em novas iniciativas. Ele oferece uma grande variedade de produtos e serviços, como empréstimos hipotecários não presenciais, depósitos em moeda estrangeira, fundos de investimento, empréstimos de cartão e negociação de margem de câmbio (FX), com base no conceito de um “banco de gestão de ativos para pessoas físicas.” O banco lançou produtos financeiros que fazem uso da tecnologia mais recente e ideias exclusivas, como "Sony Bank WALLET", um cartão com serviço de débito da Visa em 11 moedas, e "Sony Bank GATE", um serviço de financiamento coletivo do tipo investimento que apoia empresas de risco.

Revisão do fluxo de trabalho dos contratos para reduzir o tempo de espera

Um dos principais produtos do Sony Bank são os empréstimos hipotecários e, nos últimos anos, os efeitos das políticas de taxas de juros negativas intensificaram a competição entre os bancos para reduzir as taxas de juros. Sob tais condições em que é difícil aumentar os lucros, o aumento da velocidade dos procedimentos e exames contratuais tornou a melhoria da produtividade nas empresas uma questão importante. Portanto, o Sony Bank usou inteligência artificial interna para realizar um exame preliminar de empréstimos hipotecários. Ao deixar essa inteligência artificial aprender os dados acumulados, foi possível realizar os exames em pouco tempo e com uma precisão quase igual à do julgamento dos examinadores.

Em seguida, a fim de reduzir ainda mais o tempo necessário para receber um empréstimo, o banco se concentrou nos procedimentos contratuais que são realizados após a conclusão desses exames. Falamos com Koji Shigeta, gerente-geral adjunto e chefe da seção de planejamento de negócios no departamento de empréstimos comerciais.

“Os clientes que concluíam o exame recebiam os documentos do contrato impressos, aos quais era solicitado fixar o selo registrado e também anexar um certificado de registro do selo", explicou o Sr. Shigeta. "Embora houvesse tempo suficiente para que os documentos fossem enviados e devolvidos ao nosso banco, se um selo não estivesse claro ou qualquer informação necessária fosse omitida, enviaríamos os documentos novamente e, portanto, levaria de duas a três semanas. Isso era problemático para o cliente e uma maneira ineficiente de conduzir nossos negócios. Para melhorar essa situação, decidimos rever todo o nosso fluxo de trabalho de troca de documentos impressos e começamos a considerar a transição para documentos eletrônicos.”

Equilíbrio entre segurança e operabilidade

Depois de considerar várias soluções, o banco decidiu usar o Adobe Acrobat Sign, que digitaliza completamente o fluxo de trabalho, desde o envio de documentos até a coleta de assinaturas e o armazenamento dos dados do contrato criado. Yosuke Shimizu, agente sênior da seção de planejamento de negócios no departamento de empréstimos comerciais., apontou os principais fatores que foram considerados ao fazer essa escolha.

“Um fator era que, além de oferecer fortes mecanismos de segurança para uso por um banco, também era fácil para nós e nossos clientes trabalhar com ele”, disse Sr. Shimizu. “Sentimos que o Adobe Acrobat Sign oferecia o melhor equilíbrio. O outro fator é o alto grau de integração que pode ser alcançado com nosso sistema de gerenciamento de clientes, o Salesforce. É emocionante poder adicionar o fluxo de trabalho de assinatura do Adobe Acrobat Sign à interface de usuário do Salesforce e usá-lo como uma extensão do nosso trabalho atual de gerenciamento de clientes sem ter que mudar de dispositivo.”

Uma assinatura eletrônica é tão eficaz quanto um selo registrado, mas o banco deve ser capaz de provar que o próprio cliente assinou o contrato. Como resultado de repetidas discussões e da coordenação no departamento de risco e em departamentos relacionados, foi determinado que a trilha registrada no Acrobat Sign e o uso da verificação em duas etapas garantiriam segurança adequada.

Tudo é concluído online, eliminando o complicado gerenciamento de progresso

Graças ao início de um “serviço de contrato eletrônico”, um empréstimo hipotecário cujo procedimento de contrato é celebrado em um site, a entrega de documentos impressos foi totalmente eliminada. Embora uma cópia do contrato fosse enviada após a celebração do contrato, com a introdução dessa solução, o contrato agora é anexado como dados de PDF a uma notificação por email que é enviada automaticamente após a celebração do contrato.

“Ao eliminar a necessidade do vai e vem de correspondências e de os clientes prepararem um certificado de registro do selo, o tempo necessário para celebrar um contrato, que antes era de duas a três semanas, foi reduzido para cerca de uma hora”, explicou Ayako Yamamoto, chefe da Seção 1 do Agente, Departamento de Empréstimos Comerciais. “Não precisamos mais recriar o contrato porque o selo registrado não está claro.”

“A notificação é enviada para o sistema quando o cliente assina, e os lembretes são enviados automaticamente para os clientes que não concluíram os procedimentos, o que nos livra das tarefas complicadas de gerenciamento de progresso que tínhamos que fazer por telefone e email todos os dias”, disse Ikumi Yamada, agente sênior da Seção 1 do Agente, Departamento de Empréstimos Comerciais.

Ambas as agentes acrescentaram que inicialmente estavam preocupadas que a introdução do Acrobat Sign pudesse levar a mudanças dramáticas em seus processos de negócios, tornando as coisas mais complicadas devido à eliminação do papel impresso, mas que mais tarde ficaram surpresas com o quanto isso realmente simplificou o trabalho. Também é simples e fácil para o cliente entender, e as duas disseram que frequentemente recebiam comentários favoráveis de clientes que não achavam que os contratos de empréstimo hipotecário pudessem ser celebrados com tanta facilidade.

Custos reduzidos em 10%, aumento do número de contratos assinados

“Faz pouco tempo desde que iniciamos esse serviço e ainda temos que realizar uma verificação completa, mas em termos de várias eficiências, sentimos que a redução de custo esperada de cerca de 10% foi alcançada”, explicou Sr. Shigeta.

Além da redução dos custos operacionais, o grande benefício para o banco tem sido o aumento do número de empréstimos hipotecários. Sr. Shimizu acredita que isso pode ser atribuído à redução do prazo desde o envio do pedido até a celebração do contrato, bem como à eliminação do custo dos selos que acompanham os documentos do contrato e do custo de emissão de um certificado de registro do selo.

Uso em vários negócios bancários no futuro

O Sony Bank, que agora conhece os benefícios da eficiência operacional do Acrobat Sign, pretende considerar a utilização de um serviço de contrato eletrônico no futuro, mesmo que isso signifique alterar seus contratos de hipoteca. Sr. Shigeta descreveu o que espera do Acrobat Sign.

“Antes de adotarmos essa solução, a resistência psicológica ao uso da informatização para eliminar o processo de 'troca de documentos impressos' não era pouca. No entanto, agora que esse obstáculo foi superado, todos os membros da equipe perceberam que o processo de contrato foi muito simplificado. Esse benefício não foi sentido apenas por nós, mas também por nossos clientes, e esperamos que seja amplamente aplicável no futuro a outros negócios bancários que necessitam de papelada.”

Sony Bank Incorporated

Fundado em 2001 como um “banco de gestão de ativos para pessoas físicas”, o Sony Bank cria serviços financeiros que vão além das estruturas tradicionais, como "MONEYKit", um site de serviços baseado no conceito de uma "caixa de ferramentas de dinheiro para apoiar seu estilo de vida", "empréstimos hipotecários" que podem ser concluídos, do pedido ao contrato, na Internet, "Sony Bank WALLET", um serviço de débito em várias moedas para gerenciar 11 moedas com um único cartão, e "Sony Bank GATE", um serviço de financiamento coletivo do tipo investimento que conecta empresas e indivíduos ambiciosos.

* Informações atualizadas em setembro de 2019.