Inhalte planen.

Auch für virtuelle Events gelten die gängigen Marketing-Regeln. Denkt stets daran, welches Ziel ihr verfolgt: Kunden mit allen notwendigen Informationen ausstatten und ihnen echten Mehrwert bieten. 

Überlegt, was genau abgedeckt werden soll. Versetzt euch dabei in die Lage eurer Zielgruppe. Was müssen sie von euch erfahren? Welches Fachwissen nützt den Kunden? Die Beantwortung solcher Fragen hilft euch bei der Zusammenstellung von Inhalten, die bei euren Kunden Aufmerksamkeit wecken und aufrechterhalten. 

Ihr stellt vielleicht fest, dass virtuelle Events schneller durchgeführt werden können. Das liegt daran, dass Unterbrechungen oder Fragen mit größerer Wahrscheinlichkeit ausbleiben. Plant eure Inhalte daher anhand eines strukturierten Skripts. Probeläufe helfen euch, das richtige Timing zu finden.

Das Format festlegen.

Der Inhalt steht. Als Nächstes müsst ihr entscheiden, wie und wo die Inhalte präsentiert werden. Webinare oder virtuelle Events lassen sich per Livestream auf Plattformen wie Facebook Live, YouTube oder Instagram TV übertragen. Ihr könnt sie aber auch vorab aufzeichnen und auf eurer eigenen Website präsentieren. 

Livestreaming bietet den Vorteil, dass das Publikum sofort und direkt teilnehmen kann. Dazu könnt ihr z. B. Fragen in Echtzeit über einen Online-Chat beantworten. Ihr solltet jedoch auf kleine Pannen vorbereitet sein, die sich nicht herausschneiden lassen.

Wenn ihr vermeiden wollt, dass euch während des Events etwas ausbremst oder unerwartete Schwierigkeiten auftreten, seid ihr mit einer Vorab-Aufzeichnung unter Umständen besser beraten. Damit kann das Webinar jederzeit bei Bedarf abgerufen werden. Andererseits ist es weniger interaktiv.

Auch ein Hybrid ist denkbar: Per Livestream wird ein vorab aufgezeichnetes Video abgespielt, das ihr anschließend durch eine live abgehaltene Frage/Antwort-Session ergänzt. Welche Option sich am besten eignet, hängt von mehreren Faktoren ab: Was sind eure Themen? Wie steht es mit Bedarf und Präferenz des Publikums? Soll es ein einmaliges Event sein, oder ist eine ganze Reihe konzipiert?

Branding-Elemente hinzufügen.

Bei einer Präsenzveranstaltung für Kunden wendet ihr viel Zeit und Geld auf das Branding auf und nehmt alle Skills und Ressourcen eurer Teams in Anspruch, um dem Event zum Erfolg zu verhelfen. Der gleiche Einsatz ist bei Online-Events gefordert. 

Es spielt keine Rolle, ob ihr für Online-Events die gleiche Kulisse und Ausstattung wie für eine Präsenzveranstaltung wählt oder das Setting absichtlich anders gestaltet: In jedem Fall solltet ihr es genau so sorgfältig planen wie die Präsenzveranstaltung und dabei das ganze Team einbinden. 

Mit den Tools von Creative Cloud für Teams gelingt das effektive Bündeln aller Team-Ressourcen – auch unabhängig von den Standorten. Ihr könnt Elemente in Creative Cloud-Bibliotheken für alle freigeben. Das beschleunigt den Kreativprozess und gewährleistet, dass alle Elemente konsistent eingesetzt werden.

Für einen professionellen Look kann es sich lohnen, das Event durch einen Vor- und Abspann einzurahmen, z. B. mit Videos eurer Marke, die in Adobe Express erstellt wurden. Wenn ihr das Event vorab aufzeichnet, lassen sich auf dem Bildschirm auch Informationen wie Namen, Job-Positionen und Links einblenden.

Die Motion-Graphics-Templates von Adobe Stock bieten eine gute Grundlage für die Erstellung individueller Titel, Overlays und Zitate für die Bildschirmanzeige. Sofern euer Budget das zulässt, könnt ihr auch einen professionellen Motion-Graphics-Experten beauftragen, der diese Elemente in After Effects gestaltet.

Die Ausstattung perfektionieren.

Der nächste Schritt ist der Aufbau einer geeigneten Kulisse für die Aufnahme. Bei regelmäßigen Livestreams oder Aufzeichnungen lohnt es sich, einen Raum so einzurichten, dass die Ausstattung jederzeit an das nächste Event angepasst werden kann.

Bei der Beleuchtung solltet ihr auf natürliches Licht achten, direktes Sonnenlicht jedoch meiden. Eine (für die Kamera unsichtbare) Leuchte kann als Ergänzung gute Dienste leisten. Stehlampen oder Fernsehbildschirme eignen sich gut als Gegenlicht. 

Mit einer separaten Kamera erzielt man in der Regel eine bessere Videoqualität. Ist keine verfügbar, sollte der Laptop erhöht stehen, damit sich die Webcam auf Höhe des Gesichts des Sprechers befindet. Der vorteilhafteste Winkel entsteht, wenn die Kamera bzw. Webcam auf Augenhöhe oder Höhe des Haaransatzes platziert wird. 

Eine schlechte Tonqualität lenkt euch und euer Publikum vom Inhalt ab. Rauschen und Rückkopplungen lassen sich vermeiden, indem ihr die Lautsprecher des Laptops deaktiviert. Externe USB-Mikrofone sind günstig in der Anschaffung und sehr effektiv, denn sie eliminieren Nebengeräusche und sorgen für gute Tonqualität. 

Sobald alles steht, solltet ihr einige Probeläufe durchführen, damit ihr mit der Ausstattung vertraut seid. So könnt ihr notwendige Änderungen vornehmen, bevor ihr live geht oder die Aufzeichnung startet.

Das Video bearbeiten.

Wenn ihr euch für eine Aufzeichnung entschieden habt, könnt ihr sie vor der Veröffentlichung überarbeiten. Mit Adobe Express lassen sich Versprecher und unnötige Wiederholungen herausschneiden und Untertitel oder Texterläuterungen hinzufügen. Mit Adobe Premiere Rush könnt ihr Videos für Streaming ohne viel Aufwand erstellen und bearbeiten. Für umfangreichere Bearbeitungen ist Adobe Premiere Pro das Programm der Wahl. Noch nie gemacht? Kein Problem. Hier findet ihr Tutorials für Einsteiger.

Das Projekt bewerben.

Inhalt und Ausstattung sind startklar. Nun wird es Zeit, Werbung zu machen, um Interesse für euer Event zu wecken. Eine gute Gelegenheit für euer Team, trotz unterschiedlicher Arbeitsorte zusammenzuarbeiten und das virtuelle Event zum Erfolg zu führen. Über Creative Cloud-Bibliotheken könnt ihr alle Elemente teilen. So behaltet ihr stets den Überblick über erstellte Inhalte, vermeidet doppelte Arbeit und gewährleistet eine hohe Qualität.

Mit Adobe Express erstellt ihr Video-Trailer, die perfekten Teaser für Social-Media-Kampagnen. Oder ihr entscheidet euch für Posts, deren Look-and-Feel auf das Haupt-Event abgestimmt ist.

Nutzt auch die Kits für Social-Media-Posts von Adobe Stock: Anhand der Vorlagen könnt ihr mit Adobe Photoshop und Adobe InDesign eure eigenen Posts gestalten.

Als On-Demand-Event zur Verfügung stellen.

Auch nach einem Livestream kann das Event verwertet werden – als On-Demand-Inhalt, den Kunden nach Wunsch abrufen können. So könnt ihr das Event z. B. als Webinar anbieten und mit den in Schritt 6 beschriebenen Mitteln Werbung dafür machen. 

Wenn ihr auf der Suche nach neuen Leads seid, richtet es so ein, dass sich Events nur über vorgeschaltete Online-Formulare abrufen lassen. Eine großartige Möglichkeit, die Reichweite eines Webinars oder Events zu erweitern, um eine bestimmte Zielgruppe zu erreichen.